Manual de Bloomback

Cómo dejar Altegio listo para que las cifras salgan bien, y qué significa cada número.

Contenido

Configurar Altegio
Primeros pasos en Bloomback
Pulso del mes
Agenda de los próximos 14 días
Seguimiento
Ficha de la clienta
Equipo
Rentabilidad
Gastos
Inventario
Resumen semanal y avisos
Quién ve qué
Preguntas frecuentes

1. Configurar Altegio

Bloomback solo lee lo que hay en Altegio: no escribe ni cambia nada allí. Si algo no está registrado en Altegio, Bloomback no lo puede contar. Estos son los hábitos y ajustes que hacen falta.

1.1 Conectar la sede

En Altegio, abre Bloomback en el Marketplace y toca Conectar.
Elige las sedes que quieres conectar. Cada sede se cobra por separado.
La primera lectura trae hasta 5 años de citas y 13 meses de cobros. Tarda unos minutos; después, cada noche se vuelve a leer lo reciente.

1.2 Avisos en tiempo real (webhooks)

Al conectar, Altegio agrega la dirección de Bloomback en Configuración → Integraciones → Webhooks, junto a las que ya tengas (por ejemplo, la de tu página web). No borra ninguna.

Revisa que Enviar webhooks diga Enviar.
Marca Citas. Es lo necesario: citas, asistencias y la ficha de esas clientas se actualizan durante el día.
Opcional: Clientes, Transacciones, Ventas de productos, Evento sobre la llegada de productos, Baja de consumibles y Bajas de productos ponen al día también cobros e inventario.

Las casillas de eventos valen para todas las direcciones de la lista. Si otra integración (tu web, otra app) está en la misma pantalla, también recibirá los eventos que marques. Si no estás segura de que esa integración los ignore, deja solo «Citas»: el resto igual se pone al día cada noche.

Los avisos se aplican en lotes cada 30 minutos. Además, cada noche Bloomback vuelve a leer todo, así que nada se pierde aunque un aviso no llegue.

1.3 Marcar el estado de cada cita

Al terminar el día, cada cita debe quedar como Llegó o No llegó. Las citas atendidas, la ocupación, las clientas nuevas y las listas de seguimiento dependen de ese estado. Las citas de días pasados sin marcar aparecen como aviso en el Pulso del mes.

1.4 Registrar los cobros

Cobra desde la cita, para que el pago quede ligado a ella y a la profesional.
Registra el pago el día en que entra el dinero. Si una clienta paga una deuda días después, Bloomback lo cuenta el día en que pagó.
Vende los paquetes como Fidelidad → Bonos. Así Bloomback reconoce las sesiones ya pagadas y no les manda mensajes de «vuelve» a clientas que tienen sesiones pendientes.
Las devoluciones deben llevar un concepto de devolución: se restan de lo cobrado.

1.5 Horario del equipo (para la ocupación por horas)

Carga el horario de trabajo de cada profesional en Equipo → Horario de trabajo, con sus pausas y días libres.
En la ficha de cada miembro del equipo, en Estadísticas, deja marcada la casilla para incluirlo en la ocupación solo si atiende clientas. Desmárcala para recepción o administración.
Revisa que cada servicio tenga su duración real: la ocupación por horas suma lo que duran las citas.

1.6 Clientas

Guarda el teléfono de cada clienta. Bloomback reconoce a la misma persona en varias sedes por los últimos 9 dígitos del teléfono, y lo usa para abrir WhatsApp.
Guarda la fecha de nacimiento si quieres la lista de cumpleaños.
Un saldo negativo en Altegio se muestra como deuda.

1.7 Inventario

En cada producto, pon la cantidad crítica (el mínimo) y la cantidad deseada, y su costo de compra.
Usa fichas técnicas en los servicios para que los insumos se descuenten solos en cada cita. Así Bloomback sabe qué consume cada tratamiento y cuánto cuesta.
Vende los productos desde la cita o como venta, y registra las bajas. Los días de conteo de inventario (10 productos o más dados de baja el mismo día) se toman como ajuste y no como consumo.

1.8 Gastos

Puedes registrar los gastos en Finanzas de Altegio con sus categorías, cargarlos en Bloomback (pestaña Gastos) o usar las dos cosas. Bloomback suma ambas fuentes.

2. Primeros pasos en Bloomback

En la página de inicio aparece la lista «Primeros pasos» hasta que esté completa:

Ajustes de la sede: días que abre, zona horaria, moneda e idioma de los mensajes a clientas.
Cómo medir la ocupación: por citas (escribes cuántas caben por día, y puedes poner otra cifra para algún día, por ejemplo sábados) o por horas (usa el horario del equipo en Altegio; no hay que escribir nada).
Metas: cobrado del mes, ocupación, cobrado por cita, clientas nuevas, «dejan reservada la próxima», «vuelven por segunda vez», máximo de ausencias y de gastos. Una meta vacía no se muestra. Cada mes puede tener sus propias metas.
Gastos fijos e insumos y comisión de los tratamientos, para Gastos y Rentabilidad.
Equipo: invita a cada persona con su rol (ver Quién ve qué).
Marca: tu logo y color, que reemplazan los de Bloomback en toda la app.

3. Pulso del mes

Cómo va el mes de la sede. Puedes ver meses anteriores con el selector de mes. Tocar una cifra abre el detalle con las clientas o los días que la forman.

Cobrado: Dinero que entró en el mes, contado el día en que entró: servicios, paquetes, productos, tarjetas de regalo y abonos. No cuenta devoluciones ni gastos. Es lo que mide la meta del mes.
Proyección: Lo cobrado en los días ya cerrados, dividido entre esos días y multiplicado por todos los días que abre la sede en el mes. Hoy no cuenta hasta que termine: a las 9 de la mañana todavía no se ha cobrado lo del día.
Citas atendidas: Citas con estado «Llegó» en el mes.
Ocupación: Por citas: citas atendidas en los días cerrados ÷ la capacidad de esos días.
Por horas: lo que duraron las citas atendidas ÷ las horas de trabajo del equipo en Altegio, sin pausas, días libres ni recepción. Es el mismo cálculo que hace Altegio en su analítica. Las citas de alguien en un día que no tenía horario no cuentan.
Cobrado por cita: Lo cobrado en los días cerrados ÷ las citas atendidas esos días.
No asistieron: Citas marcadas «No llegó», y su porcentaje sobre las atendidas más las ausentes. Altegio no entrega las citas eliminadas, así que las cancelaciones no se pueden contar.
Clientas nuevas: Las que tuvieron su primera cita atendida en la sede este mes, mirando toda la historia. Puede diferir en una o dos de Altegio, que se fija en cuándo se creó la ficha de la clienta.
Dejan reservada la próxima: De las citas atendidas, en cuántas la clienta salió con su próxima cita reservada ese mismo día. Las citas que se cargaron en Altegio después de ocurridas (por ejemplo, una historia importada) no entran, porque no se puede saber qué reservó la clienta ese día.
Vuelven por segunda vez: De las clientas cuya primera visita fue hace entre 60 y 120 días, cuántas volvieron dentro de los 60 días siguientes. Se mira hacia atrás para que todas hayan tenido el tiempo completo para volver.
Gastos y margen: Gastos de operación del mes (sin equipos ni préstamos) y lo cobrado menos esos gastos.
Comparación con el mes anterior: Se compara contra el mismo número de días del mes anterior. Solo se muestra si ese mes tenía la caja registrada en Altegio; si no, la comparación sería engañosa.

4. Agenda de los próximos 14 días

Cuánto está reservado cada día, contra la capacidad (por citas) o contra las horas de trabajo del equipo (por horas). Un día por debajo del 50% es un «día flojo»: todavía hay tiempo de llenarlo desde Seguimiento. Las citas marcadas «No llegó» no ocupan lugar.

5. Seguimiento

A quién escribir hoy. Cada clienta tiene su propio ritmo: la mediana de días entre sus visitas (nunca menos de 14). Bloomback mide cuánto se pasó de ese ritmo.

Con paquete sin usar: Tienen sesiones pagadas y llevan 21 días o más sin venir. Reciben un recordatorio de lo que les queda, no publicidad.
En riesgo: Clientas con varias visitas que ya pasaron 1,5 veces su ritmo.
Nuevas sin volver: Vinieron por primera vez hace más de una semana y aún no vuelven.
Vinieron una vez: Una sola visita, hace más de 60 días.
Dormidas: Más de un año sin venir. Después de dos años salen de las listas: ya son clientas nuevas, no a recuperar.
Cumpleaños: Cumplen años en los próximos 7 días.

Quien ya tiene una cita reservada, en cualquier sede, sale de las listas. Las listas se ordenan por visitas × atraso: primero las clientas fieles que se están alejando.

El botón de WhatsApp abre el chat con el mensaje listo. Los textos se editan en la pestaña Mensajes. Al marcar a una clienta como contactada, sale de las listas por 30 días; si vuelve dentro de 60 días, cuenta como recuperada. Eso dice cuántas volvieron, no cuántas volvieron por el mensaje.

6. Ficha de la clienta

Todo lo que la sede sabe de ella: visitas, tratamientos, gasto, paquetes, saldo o deuda, y sus visitas en otras sedes del centro (reconocida por el teléfono). Se abre desde cualquier lista o desde el buscador por nombre o teléfono.

7. Equipo

Producción: Lo que valieron sus citas atendidas. Las sesiones de paquete (que se cobraron al vender el paquete) se valoran al precio promedio cobrado por ese tratamiento en los últimos 6 meses. Así nadie aparece produciendo poco solo por atender sesiones de paquete.
Producción por hora: Producción ÷ horas que duraron sus citas.
Ocupación de su horario: Solo con ocupación por horas: horas de sus citas atendidas ÷ sus horas de trabajo en Altegio.
Reservan la próxima: Como en el Pulso, por profesional.
Retiene nuevas: De las clientas cuya primera visita fue con ella (hace 60 a 120 días), cuántas volvieron. Se muestra a partir de 5 clientas.
Comisión estimada: Valor de cada tratamiento × su porcentaje de comisión. Es una estimación para la nómina, no la nómina.

8. Rentabilidad

Por tratamiento, en 1, 3 o 12 meses: sesiones, ingresos, insumos (de las fichas técnicas de Altegio o los que tú escribas), comisión, comisión de tarjeta y gastos fijos repartidos por las horas de cabina. La cifra para ordenar es la ganancia por hora: un tratamiento de $300 que toma 2 horas puede dejar menos que uno de $100 que toma 40 minutos.

Enganche: de las clientas cuya primera visita incluyó el tratamiento, cuántas volvieron dentro de 90 días.

9. Gastos

Suma los gastos de Altegio y los que cargues en Bloomback. Cada categoría de Altegio se asigna una vez a un grupo (sueldos, insumos, arriendo, servicios básicos, marketing, comisiones de tarjeta, impuestos, otros). Equipos y préstamos se muestran aparte: son inversión y financiamiento, no costo del mes.

10. Inventario

Demanda: unidades que salieron en el período (ventas, insumos usados en citas y, si quieres, bajas). Las transferencias entre almacenes no cuentan.
Cuándo pedir: punto de pedido = demanda diaria × tiempo de entrega del proveedor + stock de seguridad. Bloomback te dice la fecha en que llegarás a ese punto.
Stock de seguridad: la cantidad crítica de Altegio, o uno dinámico según cuánto varían las ventas semana a semana y el nivel de servicio que elijas.
Cuánto pedir: hasta la cantidad deseada de Altegio.
El tiempo de entrega se puede poner por producto. Si no lo pones, se usa el general de la sede.
Un producto en cero que nadie usó ni compró en el período va a «Agotados sin uso reciente»: probablemente ya no se trabaja con él.

11. Resumen semanal y avisos

Cada lunes llega por correo un resumen: la semana pasada, el mes hasta hoy, la semana que viene y a quién escribir. Recepción recibe solo la parte de seguimiento. Se desactiva en Mi cuenta.
Si los datos de una sede llevan más de 30 horas sin actualizarse, aparece un aviso rojo arriba de la página.

12. Quién ve qué

Dueña: Todo. Es la única que cambia ajustes, metas, costos, mensajes y el equipo.
Gerente: Ve todo, dinero incluido, y trabaja el seguimiento. No cambia la configuración.
Recepción: Trabaja el seguimiento y las fichas de clientas. No ve dinero.

Cada persona puede tener acceso a todas las sedes o solo a algunas.

13. Preguntas frecuentes

¿Por qué lo cobrado no coincide con «Ingresos» en Altegio?: Bloomback cuenta solo el dinero que entró a caja, el día en que entró, sin devoluciones. El informe de ingresos de Altegio usa otro criterio para sumar ventas y movimientos. Las citas atendidas, las clientas nuevas y la ocupación sí coinciden con la analítica de Altegio.
Hice una cita hace 10 minutos y no la veo.: Los avisos se aplican en lotes cada 30 minutos, y todo se relee cada noche. En Ajustes → «Actualización en tiempo real» ves cuándo llegó el último aviso.
En un mes no aparece «Dejan reservada la próxima», o la cifra parece muy baja.: Las citas de ese mes se cargaron en Altegio después de ocurridas (por ejemplo, al migrar desde otro sistema), así que no se puede saber qué reservó cada clienta ese día.
La ocupación por horas sale más baja que por citas.: Es normal: por citas se compara con una capacidad que tú escribes, y por horas con el tiempo real de trabajo del equipo. La de horas dice cuánto tiempo de cabina queda libre.
¿Bloomback cambia algo en Altegio?: No. Solo lee. Si desconectas la sede, sus datos se borran de Bloomback a los 30 días.